E-Rechnung

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Die Einführung der E-Rechnung bei Mandanten:

Ein Leitfaden für eine reibungslose Umsetzung

Die Einführung der E-Rechnung bei Mandanten: Ein Leitfaden für eine reibungslose Umsetzung

Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland wichtige neue Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen in Kraft. Unternehmen sind dann verpflichtet, Rechnungen an Geschäftskunden ausschließlich in elektronischer Form auszustellen. Das Ziel dieser Reform ist es, Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen und eine effizientere, digitale Abwicklung von Rechnungsprozessen zu ermöglichen. Wie genau Sie als Unternehmen und Steuerberatungskanzlei diese neue Pflicht umsetzen können, beleuchten wir in diesem Beitrag.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt wird, das den Vorgaben der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Anders als eine PDF-Datei, die ebenfalls elektronisch übermittelt wird, ist eine E-Rechnung maschinenlesbar und ermöglicht so eine automatisierte Verarbeitung. Ein PDF-Dokument ist daher keine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben. In Deutschland wird das Format der E-Rechnung auf Basis des europäischen Standards in Formaten wie z.B. XML umgesetzt.

Wichtige Fristen im Überblick:

01.01.2025: Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Unternehmen dürfen jetzt E-Rechnungen an Geschäftskunden (B2B) versenden, während Papierrechnungen und PDF-Rechnungen nur noch mit Einwilligung des Empfängers zulässig sind. B2B-Rechnungsempfänger müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu archivieren und zu verarbeiten.
01.01.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, ausschließlich E-Rechnungen zu versenden. Kleinere Unternehmen können weiterhin auch andere Rechnungsformate verwenden.
01.01.2028: Ab diesem Datum müssen alle Unternehmen E-Rechnungen versenden. Auch bestehende EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) müssen an die neuen gesetzlichen Anforderungen angepasst werden.

Warum jetzt handeln?

Die absehbare Pflicht zur E-Rechnung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre bestehenden Prozesse frühzeitig zu optimieren. Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch die Chance, von effizienteren und digitalisierten Prozessen zu profitieren. Medienbruchfreie, digitale Workflows können die Bearbeitungszeit von Rechnungen erheblich verkürzen und ermöglichen eine automatisierte Bearbeitung durch die eingesetzten ERP- oder Buchhaltungssysteme.

Für Unternehmen ist es daher ratsam, so früh wie möglich mit der Umstellung auf die E-Rechnung zu beginnen. Durch eine schrittweise Einführung und die rechtzeitige Anpassung interner Abläufe können Ressourcen optimal genutzt und spätere Engpässe vermieden werden.

Wie führen Sie die E-Rechnung erfolgreich ein?

Die Einführung der E-Rechnung bei Ihren Mandanten ist mit einer sorgfältigen Planung und Vorbereitung verbunden. Hier sind einige Schritte, die Sie beachten sollten:

Prozesse analysieren: Untersuchen Sie Ihre aktuellen Rechnungsstellungs- und -bearbeitungsprozesse. Wo gibt es noch manuelle Schritte, die künftig digitalisiert werden können? Welche Systeme sind bereits im Einsatz und können angepasst werden?
Technische Voraussetzungen schaffen: E-Rechnungen erfordern eine Software, die das strukturierte Format (z.B. XML) unterstützt. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu archivieren.
Mitarbeiter schulen: Die Einführung der E-Rechnung betrifft verschiedene Abteilungen – von der Buchhaltung bis zur IT. Planen Sie Schulungen für Ihre Mitarbeiter, damit diese die neuen Prozesse verstehen und erfolgreich umsetzen können.
Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Eine enge Kooperation mit Ihrer Steuerberatungskanzlei ist unerlässlich. Die digitale Zusammenarbeit ermöglicht medienbruchfreie Abläufe, bei denen Daten nahtlos von der Rechnungserstellung bis zur Buchhaltung fließen.
Pilotprojekte durchführen: Führen Sie Testläufe mit einigen ausgewählten Geschäftspartnern durch, um zu prüfen, ob der E-Rechnungsprozess reibungslos funktioniert. So können technische oder prozessuale Herausforderungen frühzeitig identifiziert und gelöst werden.
Einwilligungen einholen: Sollten Sie weiterhin PDF-Rechnungen oder andere elektronische Formate nutzen wollen, benötigen Sie die Einwilligung Ihrer Geschäftspartner. Stellen Sie sicher, dass Sie diese rechtzeitig einholen.

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ist für viele Unternehmen eine große Umstellung, bietet jedoch zugleich immense Vorteile in Form von effizienteren und schnelleren Rechnungsprozessen. Wer sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinandersetzt, kann die Umstellung schrittweise vornehmen und langfristig von einer optimierten Buchhaltung profitieren. Wir unterstützen Sie gerne bei der erfolgreichen Umsetzung der E-Rechnung und stehen Ihnen bei Fragen zur Seite. Nutzen Sie diese Chance, Ihre Prozesse auf den neuesten Stand zu bringen und fit für die Zukunft zu machen.