Unser Magazin für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte

5 verhängnisvolle Fehler, die Steuerkanzleien bei der Mitarbeitergewinnung machen
… und zu untauglichen Bewerbern führen, die überzogene Gehaltsforderungen haben, nur ihren Marktwert überprüfen wollen oder schlichtweg Wichtigtuer sind, die zwar große Töne spucken, aber fachlich wenig oder rein gar nichts auf dem Kasten haben.
Ein Beitrag von Marius Kurz
Recruiting-Experte
Wenn Sie als Steuerkanzlei mehr Personal gewinnen wollen, das fachlich und menschlich zu Ihnen passt, wird dieser Beitrag Ihnen verraten, wie das geht.
Was ich Ihnen hier mitteile, sind einige der wichtigsten Erkenntnisse aus der Betreuung von über 200 Kanzleien deutschlandweit und sie sind besonders relevant, wenn Sie mit Ihrer Kanzlei in eine dieser drei Kategorien fallen:
Kategorie 1: Sie haben noch gar nicht so viel versucht,
um Mitarbeiter zu gewinnen, weil neben dem stressigen Tagesgeschäft einfach die Zeit dafür fehlt. Diese Kanzleien haben sich zwar nach Lösungen umgeschaut, wissen aber nicht, für wen sie sich entscheiden sollen.
Kategorie 2: Sie haben schon viel versucht,
aber nichts hat geklappt. Recruiting-Agenturen, haben zwar große Versprechungen gemacht, aber nicht geliefert. Meistens erscheint VOR dem unterschriebenen Vertrag alles höchst professionell, aber danach entpuppen sie sich als Amateure, die ihr eigenes Handwerk nicht verstehen. In der Not greifen sind Kanzleiinhaber dazu gezwungen, auf Headhunter zurückzugreifen, die entweder nicht liefern können oder extrem teuer sind.
Kategorie 3: Sie gewinnen schon erfolgreich Mitarbeiter,
haben aber das Gefühl, da ist noch Potenzial nach oben. Sie denken, mit den richtigen Maßnahmen könnte man die Bewerberqualität steigern und die Kosten pro Einstellung senken. Aber Ihre Agentur scheint festgefahren und entweder kann sie oder will sie sich nicht um Verbesserungen bemühen.
Falls Sie sich in einer dieser Kategorien wiedererkennen, sollten Sie wissen:
Sie sind nicht allein!
Die meisten Steuerberater, die auf mich zukommen, sind auf der Suche nach einer nachhaltigen Lösung zur Personalgewinnung und kennen die folgenden Probleme:
  • Sie erhalten hauptsächlich Bewerbungen, mit denen sie einfach nichts anfangen können, weil die nötige Berufserfahrung fehlt. Es stiftet für sie einfach keinen Sinn, sich mit Quereinsteigern zu beschäftigen, die in der Kanzlei eher eine Be- als eine Entlastung darstellen würden.
  • Weil zu wenig Bewerber-„Material“ da ist, senken sie die Standards und stellen Leute ein, die gar nicht zu 100% passen und die sie vor gerade mal 5 Jahren definitiv nicht genommen hätten. Sie gehen also Kompromisse ein, statt ihre Wunschvorstellungen durchzusetzen.
  • Sie sind erstaunt über die jungen Personalvermittler und Agenturinhaber, die meinen, sie könnten einem die Welt erklären, nur weil sie eine Rolex am Handgelenk tragen.
  • Als Steuerberater sehen sie die WAHRE Entwicklung der deutschen Wirtschaft und verstehen, dass es nicht mehr so ist wie vor fünf, zehn oder zwanzig Jahren. Sie benötigen fachlich starke Mitarbeiter, die effizient arbeiten, um trotz der bei vielen Mandanten vorhandenen Umsatzeinbrüche noch den gleichen Ertrag zu erwirtschaften.
  • Recruiting erscheint wie eine Blackbox: Von außen ist es quasi unmöglich, zu erkennen, worauf es wirklich bei einer Stellenanzeige ankommt oder was man genau tun muss, um auf Plattformen wie Facebook, Instagram und Co. erfolgreich zu sein… besonders, wenn man diese Apps selbst privat überhaupt nicht oder nur selten nutzt.
  • Das Überstundenkonto im Team wächst, der steigende Fristen-Druck sorgt für Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern, die Krankheitstage häufen sich und die Angst, jetzt auch noch gute Mitarbeiter zu verlieren, steigt.
  • Abends bis 20 oder 22 Uhr zu arbeiten, ist zum Normalzustand geworden. Und selbst am Wochenende brennt das Licht im Büro oder zu Hause im Arbeitszimmer stundenlang.
  • Sie müssen regelmäßig sogar lukrative und spannende Mandate ablehnen, weil einfach die Kapazität fehlt und die Mitarbeiter jetzt schon überlastet sind.
  • Sie erhalten täglich Anrufe von Personalvermittlern, die große Versprechungen machen und „ganz fantastische Ergebnisse“ mit ihrer „einzigartigen Methode“ erzielen, aber von außen sehen die Agenturen alle gleich aus und sie wissen nicht, wem sie vertrauen können. Vor allem kann ja jeder einfach eine Agentur gründen und muss nicht erst jahrelang studieren und eine schwere Prüfung bestehen — ganz im Gegensatz zum Steuerberater.
  • Sie geben horrende Summen für Headhunter aus, weil sie keinen anderen Weg kennen, oder keine für sie funktionierende Alternative gefunden haben.
  • Neben dem Tagesgeschäft bleibt einfach keine Zeit, um sich selbst um die Stellenanzeigen zu kümmern, die Bewerbungen zu durchforsten und lange Bewerbungsgespräche zu führen.
  • Sie machen sich Sorgen um die Zukunft ihrer Kanzlei, weil ein signifikanter Teil der Mitarbeiter bald in Rente geht und sie nicht wissen, wie sie diesen ersetzen.
Und wäre all das noch nicht genug, machen sie darüber hinaus auch noch ungewollte Zugeständnisse wie die 4-Tage-Woche und ständiges Home-Office, weil sie das Gefühl haben, dass sie sonst den Kampf um das Fachpersonal komplett verlieren und am Ende mit leeren Händen dastehen.
In diesem Beitrag werden wir uns eine Lösung für diese Probleme anschauen.
Ständig als Chef Kompromisse bei Personalthemen eingehen zu müssen, während man einfach nur seine Kanzlei führen und für seine Mandanten da sein will, kann verdammt frustrierend sein.
Und im Bereich Mitarbeiter bzw. Bewerber ist ja keine Besserung in Sicht! Das weiß jeder, der einen kurzen Blick auf die Demografie, die Rentenabgänge und den aktuellen Arbeitsmarkt wirft — mit Gen-Z, winzig kleinen Ausbildungsklassen und allem, was dazugehört.
Mein Team und ich setzen uns dafür ein, dass Kanzleien nie wieder Kompromisse bei der Personalauswahl eingehen oder ihr Schicksal in die Hände zweitklassiger Agenturen geben müssen.
Deshalb spreche ich auf Bühnen (wie oben zu sehen bei einem Fachvortrag bei der DHBW zur Mitarbeitergewinnung), schreibe diesen Beitrag und gebe alles für unsere Kunden und deren Ergebnisse.
Wir lassen unseren Betrieb schon seit über vier Jahren durch den TÜV nach der ISO 9001:2015 zertifizieren und sind auch vom Bundesverband mittelständische Wirtschaft zertifiziert, um zu zeigen, dass es auch anders geht als Agenturdienstleister und man ein zuverlässiger Partner für Kanzleien sein kann.
Natürlich habe ich in den letzten Jahren diverse Fehler in den Recruiting-Taktiken beobachten können, die dazu führen, dass man schlechte Bewerber erhält und zu viel Geld pro Einstellung ausgibt (falls man überhaupt jemanden findet, der passt). Also schauen wir uns die Fehler jetzt mal genauer an…
5 verhängnisvolle Fehler, die Steuerkanzleien im Recruiting machen…
… und wie man diese vermeiden kann, um endlich mehr fachlich und menschlich passende Mitarbeiter zu gewinnen und an die eigene Kanzlei zu binden.
Los geht’s:
Fehler 1: Geld auf den falschen Plattformen verschwenden!
Welche Plattform ist eigentlich am besten geeignet, um als Steuerkanzlei qualifiziertes Fachpersonal zu finden? Facebook? Instagram? LinkedIn? Oder eine der unzähligen Stellenbörsen wie Indeed, StepStone oder Monster? Die Antwort lautet: Es kommt darauf an!
Viele Steuerkanzleien schalten zum Beispiel LinkedIn Anzeigen, weil sie denken, dort sind die ganzen „Professionals“ unterwegs und man erreicht mehr Leute, die „es ernst meinen“. Aber der Schein trügt, denn…
LinkedIn ist gerade für Steuerfachwirte und Steuerfachangestellte viel zu teuer!
Unsere Erfahrung und auch die Analyse hunderter ehemaliger Kampagnen in den Accounts unserer Kunden hat immer wieder gezeigt, dass das so ist.
Die Plattform lohnt sich höchstens für Berufsträger. Aber bei Mitarbeitern für die Basis, wie einer Fachangestellten, macht es einfach gar keinen Sinn. Dann sind die Einstellungskosten viel zu hoch, falls man überhaupt jemanden findet.
Welche Plattformen sich lohnen und wo man am meisten Budget investieren sollte, um die besten Bewerbungen zu einem möglichst günstigen Preis zu erhalten, hängt von verschiedenen Faktoren ab:
  • Welche Stelle will man in welcher Zeit besetzen?
  • Wie hoch ist die regionale Konkurrenz?
  • Befindet sich die Kanzlei auf dem Land, in einer Metropole oder im Speckgürtel?
  • In welcher Region in Deutschland befindet sich die Kanzlei?
Dementsprechend lässt sich im Rahmen dieses Beitrags leider nicht allgemeingültig klären, auf welchen Plattformen Ihr Budget am besten investiert ist. Sie können deshalb gerne auf uns zukommen, weil wir Ihnen dann eine Empfehlung geben können, was am sinnvollsten ist.
Fehler 2: Sich rein auf Social Media Werbung zu verlassen
Im Jahr 2019 war Social Recruiting vollkommen revolutionär. Wer damals auf den sozialen Plattformen Facebook und Instagram Werbung geschaltet hat, wurde mit Bewerbungen nur so überflutet! Darunter waren auch viele Bewerber, mit denen man wirklich etwas anfangen konnte.
Wichtiger Hinweis: Die Referenzen der meisten Agenturen stammen aus diesem Zeitraum. Falls Sie gerade in einer erfolglosen Zusammenarbeit sind oder überlegen, eine Agentur zu buchen, dann fragen Sie, aus welchem Jahr die Ergebnisse sind!
Der Grund für den initialen Erfolg war nicht, dass derjenige so gute Anzeigen geschaltet hat, sondern weil er der Erste war. Man konnte wirklich die banalsten Anzeigen schalten und es hat trotzdem funktioniert.
Diese Zeiten gehören jedoch längst der Vergangenheit an!
Besonders in den hart umkämpften Metropolregionen wie München, Stuttgart oder Hamburg gleicht Facebook heutzutage mehr einem Job-Portal als einer Unterhaltungsplattform und Fachpersonal wird regelrecht überflutet mit Anzeigen, die alle gleich aussehen.
Natürlich ist Social Media weiterhin wichtig, aber man darf dort eben nicht vergleichbar sein, Stockfotos verwenden, die üblichen 08/15-Phrasen von sich geben oder mit den gleichen uninteressanten Benefits werben wie jede andere Kanzlei.
Denn sonst gewinnt man höchstens Mitarbeiter, die sich irgendwie zufällig zu einem verirren, weit unter dem eigentlichen Standard liegen oder der Kanzlei nach kurzer Zeit wieder den Rücken kehren. Damit kommen wir auch bereits zum nächsten Fehler…
Fehler 3: Keine oder nur schlechte Fotos und Videos im Einsatz…
Vor kurzem habe ich eine Stellenanzeige mit einem KI-generierten Bild gesehen, das eine Steuerfachangestellte darstellen sollte. Das Problem war nur, die junge Dame hatte an ihrer linken Hand sechs Finger. Wer sich davon wohl angesprochen fühlt?
Das ist natürlich ein absolutes Desaster…
… und ein Fehler, den die wenigsten Kanzleien machen. Trotzdem ist kaum jemand im Bereich Foto und Video gut genug aufgestellt.
Denn heute ist es für jeden Bewerber ein absoluter Mindest-Standard, dass er sich online visuell einen vollständigen Eindruck von Ihrer Kanzlei verschaffen kann. Dazu gehören drei Bereiche, die Sie zeigen müssen:
  • Das Gebäude & Büro Ihrer Kanzlei
  • Das Team und die einzelnen Mitarbeiter
  • Die Arbeit und Arbeitsweise
Und ja, ich weiß, Sie haben wahrscheinlich keine Lust, sich vor der Kamera zum Hampelmann zu machen. Das sollen Sie auch nicht, denn…
Es geht nicht darum, als Steuerberater TikTok-Tänze aufzuführen!
Es klingt verrückt, dass ich das sagen muss, aber Sie wären überrascht, was es da draußen alles gibt. Also einfach professionell bleiben und hochwertiges Foto- und Videomaterial erstellen.
Falls Ihre Mitarbeiter im ersten Moment keine Lust auf ein Foto-Shooting haben, brauchen Sie sich eigentlich keine Sorgen zu machen, vorausgesetzt, Sie haben einen Fotografen, der sein Handwerk versteht.
Zum Handwerk eines Fotografen gehört nämlich auch, dass er eine tolle Atmosphäre erzeugt, in der jeder sich wohlfühlt und Spaß beim Shooting hat. Nach unseren Shootings hören wir sowohl von den Mitarbeitern als auch von der Kanzleileitung immer dasselbe:
  • „Hat uns richtig viel Spaß gemacht!“
  • „Gerne wieder!“
  • „Hatte ich mir schlimm vorgestellt, war echt super.“
Fehler 4: Benefits, die genau die falschen Bewerber anziehen
Benefits gehören zu den größten Themen im Recruiting. Kanzleiinhaber fragen sich, was sie anbieten sollen und erstellen schier endlose Listen an „Benefits“, die aber oft niemanden interessieren oder im schlimmsten Fall sogar den idealen Bewerber abschrecken und „Lowperformer“ anziehen.
Nehmen wir das mal mit einem Beispiel genauer unter die Lupe:
Sie werden mehr Bewerbungen, Weiterempfehlungen und Initiativbewerbungen erhalten, wenn Sie wirklich die Alleinstellungsmerkmale Ihrer Kanzlei präsentieren und die Dinge kommunizieren, die den idealen Kandidaten ansprechen.
Auf der anderen Seite ist es kein Wunder, dass man die falschen Leute anzieht, wenn man die Kanzlei mit der 4-Tage-Woche, ständigem Home-Office, und gratis Massagen als regelrechte Urlaubsoase beschreibt, in der die Arbeit immer an zweiter Stelle steht.
Dann erhält man bestimmt keine Bewerber, bei denen die Arbeit im Mittelpunkt steht und die vielleicht einen gewissen Ehrgeiz mitbringen und sich weiterentwickeln wollen.
In der nachfolgenden Liste finden Sie mögliche Alleinstellungsmerkmale, die wir Ihnen zur Inspiration zur Verfügung stellen.
Reines Copy & Paste, wie es leider auch die meisten Social Media Agenturen machen, reicht dabei definitiv nicht(!) aus. Es muss wirklich auf Ihre Kanzlei zugeschnitten sein:
  • Karrierechancen: Zeigen Sie die möglichen Karrierechancen in Ihrer Kanzlei anhand von realen Beispielen, also z.B. einen Azubi, der nach dem Steuerfachangestellten den Steuerfachwirt in Ihrer Kanzlei gemacht hat. Zeigen Sie, wie Sie den Mitarbeiter dabei unterstützt haben, welche Vorteile der Mitarbeiter durch die Weiterbildung hat und in welcher Zeitspanne die Weiterbildungen möglich ist.
  • Fach-Spezifische Weiterentwicklung: Gute Mitarbeiter möchten sich weiterentwickeln und wissen, dass ständige Fortbildung wichtig ist. Zeigen Sie, auf welche externen Weiterbildungsmöglichkeiten Ihre Mitarbeiter Zugriff haben und beschreiben Sie den Prozess, mit dem Sie Weiterentwicklungen aktiv fördern.
  • Perspektive: Wenn Sie besondere Karrieremöglichkeiten (Partnerschaft, Weiterbildungen, Spezialisierung) anbieten, können Sie dies auf der Karriereseite ansprechen und Bewerber anziehen, die sich selbst weiterentwickeln möchten.
  • Gehalt: Wer gute Arbeitnehmer möchte, sollte auch marktübliche Gehälter bezahlen. Indem Sie das mögliche Einstiegsgehalt auf der Karriereseite zeigen, wissen Bewerber direkt auf was Sie sich einlassen. Aktuelle Gehälter können Sie neben den Kammerberichten auch auf www.gehalt.de für die Stelle / Region prüfen. I.d.R. fahren Kanzleien sehr gut, wenn Sie 10% über dem Marktdurchschnitt bieten. Hohe, nicht leistungsbezogene Gehälter, ziehen oft nur „Söldner“ an.
  • Arbeitsatmosphäre: Streichen Sie jede Art von Floskel aus allen Texten! Zeigen Sie, wie Ihr Team sich zusammensetzt, in welchem Umfeld gearbeitet wird und beschreiben Sie die internen und externen Kommunikationswege.
  • Digitale Kompetenzen: Wenn Sie digital affine Mitarbeiter möchten, dann müssen Sie selbst digitale Kompetenz beweisen. Zeigen Sie hier insbesondere, wie Sie die Digitalisierung in Ihrer Kanzlei umgesetzt haben.
  • Zukunftsvision und Mission: Treue und loyale Mitarbeiter gewinnen Sie, indem Sie gemeinsame Ziele verfolgen und erreichen. Um Mitarbeiter zu finden, die sich auch mit Ihren Werten und Zielen identifizieren können, müssen Sie diese auch genau kommunizieren. Dabei helfen wir Ihnen natürlich!
Fehler 5: Die Füße hochlegen (passiert häufig bei oder mit Agenturen!)
Nur weil man schon Mitarbeiter gewinnt, heißt das noch lange nicht, dass man sich auf seinen Lorbeeren ausruhen darf. Dafür gibt es zwei gute Gründe:
Grund #1: Wir haben bereits in Fehler 1 besprochen, wie schnell sich die Recruiting-Methoden weiterentwickeln. Allein deshalb muss man konstant an den Anzeigen, der Karriere-Seite, seinem Image als Arbeitgeber, der regionalen Bekanntheit und so weiter arbeiten, um nicht von der Konkurrenz überholt zu werden.
Grund #2: Es gibt einfach immer Mittel und Wege, die Qualität der Bewerber zu verbessern UND gleichzeitig die Einstellungskosten zu senken. Falls Sie also mit einer Agentur arbeiten, die Ergebnisse aber seit einiger Zeit stagnieren oder sogar schlechter werden, müssen Sie JETZT gegensteuern!
Denn leider stecken manche Agenturen oft nur das Minimum an Arbeit in einen Kunden, solange die Ergebnisse einigermaßen stimmen und das Geld jeden Monat vom Konto der Kanzlei auf das eigene wandert.
Wie sieht eine Lösung für diese Fehler aus:
Die Praxis zeigt, dass die meisten Kanzleien durchschnittlich zwei Maßnahmen davon entfernt sind, mehr Personal gewinnen wollen, das fachlich UND menschlich zur Kanzlei passt.
Lösung #1Die richtigen Plattformen auswählen: Die Wahl der richtigen Plattform ist von unterschiedlichen Faktoren, beispielsweise der zu besetzenden Stelle abhängig – Die richtige Plattform zu wählen sorgt i.d.R. dafür, dass Sie automatisch einen Bewerberzuwachs von Ø-57% verzeichnen.
Lösung #2 – Die richtigen Benefits kommunizieren: Sobald die Plattform festgelegt wurde müssen Sie Bewerber mit den richtigen Formaten (Bild, Text,Video) und den Benefits von Ihrer Kanzlei überzeugen – Die richtigen Benefits sorgen dafür, dass die Bewerber auch zu Ihrer Kanzlei passen.
Dadurch müssen Sie keine Kompromisse mehr eingehen, sondern können sich die idealen Kandidaten aussuchen, die menschlich und fachlich in Ihr Team passen und gerne vor Ort arbeiten, statt sich im Home-Office abzuschotten.
Hohe Gehaltsforderungen gehören der Vergangenheit an, besonders bei Leuten, die noch keine Erfahrung haben und denen man erst noch alles beibringen muss.
Sie verschwenden auch keine Zeit mehr mit Bewerbern, die nur Ihren Marktwert checken wollen und die Wichtigtuer, die sich nach außen besser darstellen, als sie tatsächlich sind, filtern wir im Bewerbungsprozess schon früh heraus.
Sie besetzen Ihre offenen Stellen, entlasten Ihr Team und vermeiden stressbedingte Krankheiten und Kündigungen.
Sie geben deutlich weniger Geld für Headhunter aus und Ihre Recruiting-Kosten sinken insgesamt im Vergleich zu vorher.
Ihre Kanzlei ist sicher für die Zukunft aufgestellt, weil sie digital sichtbar ist und regelmäßig Bewerbungen von passenden Fachkräften erhält.
Welche Ergebnisse sind möglich?
Die ALV Steuerberatung GmbH stellt in den ersten 7 Monaten 2024 2 Steuerberater, 1 Steuerfachangestellte & 2 Azubis ein.
Die Kanzlei ist auf landwirtschaftliche Mandate spezialisiert und verfügt über eine landwirtschaftliche Buchstelle.
Es fehlte knapp ein Jahr lang ein zusätzlicher Steuerberater und eine Steuerfachangestellte, um das Team zu entlasten.
Die Stellen konnten in nur sieben Monaten besetzt werden und die Neuzugänge haben für eine direkte Entlastung gesorgt.
Göken, Pollak & Partner stellt in 5 Monaten 2 Wirtschaftsprüfer und 4 Prüfungsassistenten ein.
Bei der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft war der „War of Talents“ besonders in der Qualität der eingehenden Bewerbungen spürbar.
Die Mitarbeiter, die eingestellt wurden, reichten gerade aus, um die geringe Fluktuation auszugleichen. Um die Wachstumsziele zu erreichen, war GPP auf der Suche nach einem neuen Weg.
Heute kann die Kanzlei monatlich ein bis zwei fachlich starke Mitarbeiter einstellen, die perfekt ins Team passen und damit Ihre Wachstumsziele erreichen.
Werschke, Reinhardt & Kollegen stellt in 2 Monaten 2 Lohnbuchhalter und 1 Steuerfachangestellten ein.
Roland Werschke hatte die Hoffnung fast aufgegeben, eines Tages solche Einstellungserfolge verzeichnen zu können. Sein Ziel bei Beginn der Zusammenarbeit war, in sechs Monaten einen Steuerfachangestellten einzustellen - das Ziel hatten wir bereits im ersten Monat erreicht.
Zusammen mit den zwei Lohnbuchhaltern hat dies den Druck in der Kanzlei deutlich reduziert und damit die Stimmung im Team verbessert.
Zum Thema
Auf welcher Plattform finden Sie Mitarbeiter für Ihre Kanzlei?
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